Deveres Secretário: Responsabilidades de um Secretário

Mais cedo, o papel do secretário limitou-se a tomar notas de suas cabeças, digitando, armazenando a informação, etc, no entanto, com o advento da tecnologia em empresas e escritórios, as funções de secretaria têm estendido para as coisas que foram criadas para o profissional e gerencial pessoal. O secretário que as organizações estão buscando nos tempos de hoje não deve ter apenas habilidades de escrita e administrativa, mas também deve possuir o conhecimento sobre as leis corporativas, governança corporativa, as leis de segurança e de capitais.

O secretário que também é chamado o profissional de escritório tem a responsabilidade de apoiar e auxiliar os gestores, bem como os diretores da empresa com o seu trabalho. O secretário também é um importante mediador entre a empresa e seus stakeholders e clientes. Embora o papel do secretário pode ter pequenas alterações de acordo com a empresa eo campo a pessoa trabalha dentro Os deveres e responsabilidades de secretaria são geralmente os mesmos em cada organização. Vamos dar uma olhada nas funções de secretaria, bem como responsabilidades, com a ajuda deste deveres secretário listados abaixo.

Deveres e Responsabilidades Secretário

Embora o papel da secretária mudou consideravelmente, há certas funções que ainda têm de ser feito pelo profissional de escritório. Ele / ela tem que ver que a organização funciona de forma eficiente e organizada e, portanto, tem o dever de manter arquivos adequados, tanto para documentos em papel importantes, bem como para os eletrônicos. Eles têm de realizar pesquisas, comunicar-se com membros da equipe, bem como clientes. Eles têm de manter um registro de consultas e fazer com que cada um é realizado na hora. Lidar com situações difíceis sem qualquer assistência também é dito ser uma das importantes funções de um secretário

Uma das principais responsabilidades de um secretário é organizar e agendar reuniões de acordo com a "Companhia Act '. Ele / ela também tem o dever de informar o conselho de administração e as partes interessadas sobre a reunião e sua agenda. O secretário tem que fazer uma nota detalhada do processo de toda a reunião. Isso inclui documentar a atividade e os assuntos discutidos durante as reuniões, anotando os minutos. Junto com os minutos, eles também têm que manter o registo de presenças. Quando a reunião acabou, os registros minuto tem que ser apresentado adequadamente para referência futura, e as decisões da reunião devem ser encaminhados para os outros funcionários pelo secretário.

O secretário tem que estar ciente da Bolsa de Valores e suas relações com os corretores da empresa. Eles também têm de verificar os documentos e gravações de transferência de ações da empresa. O dever de comunicação com os acionistas da companhia vem sobre os ombros do secretário. Ele / ela tem de enviar relatórios anuais, comunicados e circulares sobre as políticas da empresa, reuniões, etc, para os acionistas regularmente. O secretário também tem que ajudá-los, respondendo às suas perguntas sobre as ações, bem como transferência de ações.

O secretário tem o dever de obter o relatório mensal e anual e contas publicado. Além disso, eles também podem ter a responsabilidade adicional de supervisionar outras secretarias na empresa, e também para treinar o novo pessoal. Mesmo quando a empresa nomeia um novo diretor, é não somente a responsabilidade do secretário para orientá-los, mas também para organizar programas de treinamento especiais para ele / ela.

Qualificações e competências exigidas

Formatura do colegial, junto com habilidades de escrita eram as únicas coisas que foram necessárias para se tornar um secretário nos dias anteriores. No entanto, como o papel do secretário na sociedade transformada, até mesmo as qualificações necessárias para se tornar uma mudaram. Hoje em dia, os empregadores preferem candidatos que, pelo menos, ter um diploma universitário na mão, e, por vezes, aqueles que se especializaram no campo ou na indústria para a qual se candidataram. Pode-se também se inscrever para cursos de especialização que surgiram, que treina a pessoa para realizar as funções de secretaria e responsabilidades de forma eficaz. Como o secretário tem para se comunicar com diferentes pessoas, clientes, bem como outras organizações, é por isso que uma das habilidades mais importantes que ele / ela deve possuir é uma crise para a comunicação empresarial e meticulosos habilidades organizacionais no trabalho. Outras habilidades que ele / ela exige são a eficiência, organização e pontualidade. Além das habilidades normais administrativas e de escritório, eles também devem saber sobre aplicativos de software avançados.

Estes eram uma conta geral de deveres e responsabilidades de secretaria, que variam não só de acordo com a organização ea indústria, mas também sobre o nível ou posição em que você se juntar à empresa. Uma coisa que você deve lembrar, é que, como o trabalho do secretário contém várias responsabilidades, você tem que estar no seu pé para completar o seu trabalho no tempo.